Как рассчитать запас расходных материалов для кафе: формулы, примеры и правила закупки

Как понять, сколько расходных материалов нужно кафе

Расходные материалы для кафе, ресторана, кофейни или службы доставки нужно закупать так, чтобы их хватало до следующей поставки, но при этом излишки не занимали склад и не замораживали оборотные средства.

Для расчёта важно знать три показателя:

Средний расход за день — сколько единиц товара предприятие использует в обычный рабочий день.

Срок поставки — сколько дней проходит от оформления заказа до получения товара.

Страховой запас — дополнительное количество товара на случай роста спроса или задержки поставки.

На основе этих данных можно рассчитать точку заказа: уровень остатка, при достижении которого пора пополнять запасы.

Метод подходит для планирования закупок одноразовых контейнеров, стаканов, крышек, пакетов, перчаток, салфеток, бумажных полотенец и других регулярно используемых расходников.

1. Как рассчитать средний расход товара за день

Для начала соберите данные о расходе конкретного товара за выбранный период. Лучше использовать фактические списания со склада, данные учёта или количество единиц, использованных при выполнении заказов.

Формула среднего ежедневного расхода:

Средний расход за день = количество использованного товара ÷ количество рабочих дней за период.

Например, кофейня за 20 рабочих дней использовала 2 400 бумажных стаканов.

2 400 ÷ 20 = 120 стаканов в день.

Значит, средний ежедневный расход составляет 120 стаканов.

Расчёт нужно проводить отдельно по каждому товару. Стаканы на 250 мл, стаканы на 350 мл и крышки к ним могут расходоваться с разной скоростью. Если учитывать их как одну категорию, можно получить ошибочный прогноз.

Для предприятия с выраженной сезонностью полезно сравнивать не только последние недели, но и аналогичный период прошлого года, если такие данные есть. Для нового заведения ориентиром может служить план продаж, который нужно регулярно корректировать по фактическому расходу.

2. Как рассчитать запас на время поставки

После определения ежедневного расхода нужно понять, сколько товара предприятие использует, пока ожидает новую поставку.

Формула запаса на время поставки:

Запас на время поставки = средний расход за день × срок поставки в днях.

Допустим, кафе расходует 120 стаканов в день, а доставка занимает 4 рабочих дня.

120 × 4 = 480 стаканов.

Это количество необходимо, чтобы покрыть ожидаемый расход в период между заказом и поступлением товара. Однако закупать товар строго по этому расчёту рискованно: спрос может вырасти, а доставка задержаться. Поэтому дополнительно предусматривают страховой запас.

При расчёте учитывайте именно фактический срок пополнения запасов. Если поставщик доставляет товар раз в неделю, но комплектация и согласование заказа занимают ещё два дня, ориентироваться нужно на полный период ожидания.

3. Что такое страховой запас и как его определить

Страховой запас — это дополнительное количество товара сверх ожидаемого расхода на период поставки. Он нужен, чтобы предприятие могло продолжать работу при колебаниях спроса или задержках пополнения запасов.

Универсального размера страхового запаса для всех кафе не существует. Он зависит от стабильности потребления, надёжности поставщика, частоты заказов, сезонности и последствий возможного дефицита.

Для первичной оценки можно рассчитать запас на несколько дополнительных дней.

Формула упрощённого расчёта страхового запаса:

Страховой запас = средний расход за день × количество дополнительных дней.

Например, кафе решило предусмотреть запас на 2 дня. При расходе 120 стаканов в день это составит:

120 × 2 = 240 стаканов.

Два дня в этом примере — выбранный ориентир, а не обязательная норма. Если спрос сильно меняется или поставки нестабильны, запас может потребоваться увеличить. Если поставщик доставляет товар часто и предсказуемо, его можно пересмотреть в меньшую сторону.

Важно не увеличивать страховой запас автоматически для каждой позиции. Иначе на складе накопятся излишки, особенно по товарам с низким оборотом.

4. Как рассчитать точку заказа расходных материалов

Точка заказа — это уровень остатка, при достижении которого нужно оформлять новую закупку.

Формула точки заказа:

Точка заказа = запас на время поставки + страховой запас.

Рассмотрим пример для кафе:

Получается, что при остатке 720 стаканов кафе пора оформлять заказ. Из этого количества 480 стаканов рассчитаны на ожидаемый расход до поставки, а 240 стаканов составляют страховой запас.

Расчёт предполагает, что срок поставки и средний расход измерены в согласованных единицах времени. Если предприятие работает без выходных, а поставки считаются в календарных днях, необходимо учитывать календарный расход, а не только количество рабочих смен.

Также важно учитывать уже заказанный товар. Если часть продукции находится в пути, её нужно включить в расчёт доступного запаса, чтобы не оформить повторную закупку без необходимости.

5. Как определить количество товара для следующего заказа

Точка заказа показывает, когда пора пополнять запас. Но она не определяет, сколько именно товара нужно купить. Для этого необходимо выбрать целевой уровень запаса.

Один из простых способов — рассчитать количество, которое потребуется на период до следующего планового пополнения, и добавить страховой запас.

Формула количества к заказу:

Количество к заказу = целевой запас − доступный остаток.

Доступный остаток — это товар на складе плюс подтверждённые поступления в пути, минус уже зарезервированные количества.

Например, целевой запас составляет 1 200 стаканов. На складе есть 500 стаканов, а ещё 200 уже заказаны и будут доставлены до следующей закупки. Если других резервов нет, расчёт будет таким:

1 200 − (500 + 200) = 500 стаканов.

Это расчётный объём пополнения. Перед оформлением заказа нужно проверить фасовку и минимальную партию поставщика. Если стаканы продаются упаковками по 50 штук, количество следует округлить до подходящего числа упаковок.

При выборе целевого запаса учитывайте не только текущий остаток, но и ожидаемые продажи, график поставок, место на складе и доступный бюджет.

6. Как вести учёт расходников, чтобы не закупать лишнее

Для регулярных закупок не обязательно внедрять сложную систему управления складом. На начальном этапе достаточно таблицы, в которой для каждой позиции указаны основные параметры.

Все значения в таблице приведены для примера. Для реального расчёта необходимо использовать фактический расход конкретного предприятия и подтверждённые сроки поставки.

Пересматривайте показатели после изменения меню, графика работы, количества заказов или поставщика. Если расходники используются неравномерно, учитывайте различия между буднями, выходными и периодами повышенного спроса.

Дополнительно полезно разделить товары на три группы:

1. Критичные расходники. Их отсутствие напрямую мешает обслуживанию гостей или выполнению заказов.

2. Регулярные расходники. Используются постоянно, но при необходимости могут быть временно заменены подходящим аналогом.

3. Редко используемые товары. Их закупают по фактической потребности, чтобы не накапливать излишки.

Такой подход помогает направлять внимание и оборотные средства на позиции, от которых зависит бесперебойная работа заведения.

7. Как учитывать упаковку для доставки и расходники кухни

Не все расходные материалы следует планировать одинаково.

Для упаковки доставки расход может быть связан с количеством заказов и составом меню. Например, один заказ может включать основной контейнер, соусник, крышку, пакет и комплект приборов. Поэтому для прогноза полезно учитывать не только количество заказов, но и фактическую комплектацию каждого типа блюда.

Для кухни и производственных зон расход перчаток, салфеток и моющих средств зависит от процессов, продолжительности смен, частоты уборки и установленных рабочих процедур.

Для кофейни расход стаканов и крышек связан с количеством напитков на вынос, а бумажных полотенец и средств для уборки — с обслуживанием помещения и оборудования.

Чтобы расчёт был точнее, разделяйте товары по назначению и размеру, не объединяйте взаимозаменяемые только на первый взгляд позиции и учитывайте совместимость комплектующих. Например, крышка должна подходить к конкретному диаметру стакана или модели контейнера.

При этом не стоит создавать отдельные сложные расчёты для каждой мелочи, если она расходуется редко и не влияет на работу заведения. Уровень детализации учёта должен соответствовать стоимости товара, скорости расхода и риску дефицита.

8. Какие ошибки приводят к дефициту или излишкам

Ориентироваться только на остаток на складе. Даже большой запас может оказаться недостаточным, если впереди период повышенного спроса или поставка занимает больше времени, чем обычно.

Использовать средний расход без проверки сезонности. Среднее значение не всегда отражает реальные потребности в праздничные дни, выходные или во время проведения мероприятий.

Не учитывать товар в пути. Это приводит к повторным заказам и лишним расходам.

Закупать все позиции с одинаковым страховым запасом. Для часто используемых критичных расходников и редких товаров нужны разные подходы.

Не проверять фасовку и минимальную партию. Расчётное количество может не совпадать с тем, в каком виде товар продаётся поставщиком.

Не пересматривать расчёт после изменений. Новое меню, рост продаж или изменение графика работы влияют на потребление упаковки и других расходников.

Регулярный контроль этих факторов помогает сделать закупки более предсказуемыми и снизить вероятность срочных заказов.

Часто задаваемые вопросы

Как рассчитать расход упаковки для кафе на месяц?

Умножьте средний ежедневный расход упаковки на количество рабочих дней в плановом периоде. Если кафе использует в среднем 120 контейнеров в день и работает 30 дней, расчётная потребность составит 3 600 контейнеров. Дополнительно учитывайте сезонность, ожидаемые продажи и страховой запас.

Какой страховой запас расходных материалов нужно держать?

Размер зависит от стабильности спроса, срока и надёжности поставки. Для предварительной оценки можно рассчитать запас на несколько дополнительных дней, умножив средний дневной расход на выбранное число дней. Это ориентир для планирования, а не универсальная норма.

Когда нужно заказывать расходные материалы?

Заказ стоит оформлять, когда доступный остаток достигает точки заказа. Она рассчитывается как потребность на весь срок поставки плюс страховой запас. При этом учитывайте товар в пути и уже зарезервированные количества.

Как уменьшить расходы на закупку упаковки и одноразовой посуды?

Начните с анализа фактического потребления, проверьте дублирующие позиции и сравните стоимость подходящих товаров с учётом фасовки, минимальной партии и условий доставки. Не стоит сокращать запас критичных расходников только ради уменьшения складских остатков: дефицит может привести к срочным закупкам и перебоям в работе.

Как рассчитать закупку, если расход товаров постоянно меняется?

Разделите данные по периодам с разной нагрузкой, например по будням и выходным. Для сезонного бизнеса полезно сравнивать аналогичные периоды прошлых лет. Пересматривайте прогноз после изменения меню, количества заказов или графика работы.

Где заказать упаковку и расходные материалы для бизнеса

Регулярное снабжение проще планировать, когда упаковка, одноразовая посуда, хозяйственные товары и профессиональная химия доступны у одного поставщика. Это помогает систематизировать ассортимент закупок и согласовывать пополнение запасов по нескольким категориям.

Компания «Европак» работает с упаковкой, одноразовой посудой, хозяйственными товарами и профессиональной химией. В ассортименте также представлены товары для заведений HoReCa и направления профессионального оснащения.

Ознакомиться с ассортиментом и подобрать необходимые товары можно на сайте evropak19.ru.

Если вы регулярно закупаете упаковку и расходные материалы для кафе, ресторана, кофейни, магазина или производства, начните с расчёта фактического потребления. Это поможет определить оптимальный уровень запасов и планировать следующие заказы без лишней спешки.

Европак — упакуем ваш бизнес!